一、Courtesy礼貌
语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如：
Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.
二、Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：
"Youearn2percentdisＣountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth."就比"Weallow2percentdisＣountforcashpayment.Wewon´tbeabletosendyouthebrochurethismonth."要好。
三、Completeness完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity清楚
意思表达明确，要注意：
（一）避免用词错误：
例如：AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
此处bimonthly有歧义：可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：
1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.
2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
（二）注意词语所放的位置：
例如：
1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.
2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.前者则有两种商品以上的含义。
（三）注意句子的结构：
例如：
1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.
2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.
